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今週の進捗 — 2026/8/31 週

前回レポート(8/24)以降の進捗をまとめています。今週はお客様との会議はなく、8/21 の 3 社会議で伺った内容を、そのまま形にすることに充てた一週間でした。板倉製作所様の新システムは着工し、アイサン工業様は商奉行との日次連携が動き始め、クリエイトエンジニアリング様はご要望の実装と実データの投入まで進みました。タカハシサーモセンサー様は新しいご要望を 1 件、本番稼働までお届けしています。来週 9/2(水)は、10:00 にクリエイトエンジニアリング様、14:00 にタカハシサーモセンサー様と打合せです。あわせて、社内向けの取り組み(メールの自動整理と顧客台帳)について希望者を募集させてください。

今週のハイライト — タカハシサーモセンサー様は発注検討機能を本番稼働/板倉製作所様は新システムを着工し工数記録と構成表取込が動作/クリエイトエンジニアリング様は8/21のご要望を実装し画面数8→14、実データ563品番を投入/アイサン工業様は商奉行との日次連携が稼働し133万行を取り込み

全体

各プロジェクトの詳細は、以下の見出しをクリックすると開きます。

タカハシサーモセンサー — 発注検討機能を新設して本番稼働、画面の見やすさを実測で改善

タカハシサーモセンサー 発注のタイミングを知る — 品目ごとにリードタイム・最小発注ロット・最低在庫・発注サイクルの4つを設定/要発注が一覧に出る/580品目をExcelで一括設定/受注詳細2,489px→1,566px・在庫一覧13列→7列

8/27 のご要望「発注のタイミングを知りたい」

柳谷様よりメールでいただいたご要望です。品目ごとに 4 つの数字を持たせ、「そろそろ発注」を機械に判断させたい、というものでした。

設定項目意味
リードタイム発注してから届くまでの週数
最小発注ロット一度に発注する最小の数(これ未満では頼めない)
最低在庫これを下回ったら発注する水準
発注サイクル何週おきに発注するか

同じ日のうちに実装し、本番に反映しました。

  • 在庫一覧に「要発注」の目印と絞り込みを追加しました。
  • 品目詳細に発注計画の欄を設けました。
  • **新しい画面「発注検討」**を作りました。不足数・推奨発注数・そう判断した理由が並びます。CSV でも出せます。
  • 一括取り込みの画面を用意しました。在庫品目は 580 件あり、4 つの数字を 1 件ずつ手で入れるのは現実的でないためです。既にお使いの棚卸と同じ、Excel で編集して戻す流れです。

推奨発注数は、不足分を最小発注ロットの倍数に切り上げて出しています。

本番反映の確認 — 反映の前後で実データが一切変化していないこと(在庫 580 品目/入出庫 589 件/受注 56 件が完全一致)を確認しました。また、4 つの数字がまだ未設定の 580 品目に対して、誤って「要発注」と判定されたものが 0 件であることも確認しています。

画面の見やすさを、実測にもとづいて手直ししました(8/29〜8/30)

機能が増えるにつれ、1 画面に載る情報が増えすぎていました。推測ではなく実際の寸法を測って手を入れています。

  • **受注詳細が縦 2,489px(実働画面で 3.1 画面分)**ありました。履歴と状態の欄を折りたためるようにして 1,566px にしました。
  • 在庫一覧が 13 列に膨らみ、「要確認」(在庫マイナス)の列が画面の外に切れていました。7 列に絞り、切れないようにしました。
  • 表にしま模様と行のハイライトを入れ、数字は桁を揃えて表示するようにしました。
  • 帳票ボタンに主従をつけました。受注の状態から「いま押すべき 1 つ」を主ボタンにし、残りはまとめました。
  • ナビの、その方の権限では使えない項目を、末尾の「権限が必要」1 グループにまとめました。検査課の方のナビは 3 行から 2 行になります。

なお、本文の文字サイズ(18px)は意図的に変えていません。画面を詰めるために文字を小さくするのは、現場でお使いいただく前提と相反するためです。

画面上の表示名の誤りを直しました(8/30)

ヘッダーのお名前が 「柴 (営業) (営業)」 のように役職が二重に出ていました。実際に画面に出ていた不具合です。本番のお名前 5 件を修正しました(権限・パスワードには一切触れていません)。説明書のスクリーンショットにも写り込んでいたため、撮り直しています。

アプリ内「かんたん説明書」

16 節・32 枚 → 17 節・36 枚に増補しました。新章は **「16. 発注のタイミングを知る(発注検討)」**です。4 つの設定項目の意味、1 件ずつの入力、CSV での一括取り込み、要発注と判定される条件を、実画面のスクリーンショットで説明しています。

9/2(水)14:00 の打合せでご相談したいこと

検査課(岩室様)もご同席予定です。前回からの持ち越し 4 件に、今回の新機能に関する 2 件が加わります。

#ご相談したいこと補足
1シリアル番号の採番ルール(最優先)本数の閾値か、製品種別か。併用する場合の優先順位。営業様が検査課とお詰めいただく宿題です
2分納が月をまたいだときのシリアル番号現在は「受注確定時に 1 回採番し、以後は固定」です。この挙動でよいかのご確認
3返品の扱いをどこまで細かくするか現在は「返品」1 状態のみ。区分・キャンセル料・在庫の戻し入れの要否
4承認フロー単価訂正・請求書破棄は当面は承認なし。経営層でのご検討状況の共有
5【新規】発注サイクルの起点現在は最終入庫日を起点にしています(発注書を出す機能がまだないため)。「発注を出した日」を起点にすべき場合は、発注管理そのものを作る話になります
6【新規】最低在庫の決め方最低在庫は「発注の引き金」としてお使いいただく前提です。リードタイム × 平均消費量から自動計算すべきかどうか

このほか、8/5 からの確認事項(受注確定ボタンの運用、製品種別ごとの個体別判定、返品ボタンの十分性、仕入先と得意先の相殺の対応づけ、ミシン目用紙の改ページ、作業指示書「1/2」の表記)も引き続き持ち越しています。

タカハシサーモセンサー 生産管理アプリアプリ内 かんたん説明書手書き仕入台帳のデジタル化(説明資料)

手書き仕入台帳のデジタル化 — 今期間の変更はありません。読み取り済みの 10 冊・約 555 行、および締め行と明細合計が一致しない区切りの確認待ちという状況は据え置きです。

板倉製作所 — 新システムを着工。工数記録(QR)と構成表取込が動く形になりました

板倉製作所 新システム着工 — 旧システムからゼロ引き継ぎ/8原則・16領域・9段階の設計/QRコードでの工数記録が動作/実物の構成リストで初回77行中13行だけ人の判断、2回目は0行

ご提供いただいた実物の資料が届きました

8/21 のヒアリングでお約束いただいた資料一式を頂戴しました。受注票・作業指示書・組付出荷指示書・発注情報一覧・構成図面、および現場で実際に回っている **4 つの Excel(工数管理表・構成リスト自支給確認リスト・材料在庫・支給品在庫)**です。ありがとうございました。

新システムの設計は、この実物を相手に行いました。 想像の帳票ではなく、実際に使われている紙と Excel の形から起こしています。

新システムを、別の器で、ゼロから設計しました

8/21 にいただいた「オフコンに縛られて新しいシステムを作っても意味がない。どんどん引き離してほしい」というご意思を、設計の前提に置きました。

  • 旧システムの画面・データ構造・命名は一切引き継ぎません。 引き継ぐのは業務そのものだけです。
  • データも引き継ぎません。 空のデータベースから始めます。ただし、取引先 142 社・受注品番 6,704・部品品番 10,096・構成 28,783 行・単価 12,100 行を人手で入れ直すのは現実的ではありません。そこで、「取り込み」を後付けの補助機能ではなく、システムの中核機能として最初から作ります。お客様から届く Excel/PDF も、旧システムから書き出した CSV も、同じ取り込み口から入ります。
  • 現行システムはそのまま動かし続けます。 並行稼働の期間中に業務を少しずつ移し、1 年以内のオフコン解約を目指す、という 8/21 の合意どおりです。

設計書には、旧システムと決定的に違う点を 8 つの原則として先に宣言しました。たとえば——

原則何が変わるか
在庫は「今いくつ」ではなく、出入りの積み上げで持つ現行の材料在庫 Excel も支給品在庫 Excel も数字を上書きしているため、「先月末はいくつだったか」に構造上答えられません。積み上げで持てば、棚卸・差異調査・「1 年動いていない材料」の検出が初めて可能になります
紙の押印・手書き欄を、きちんとした項目にする誰が・いつ承認したかが記録として残ります
同時に触れることを前提に作る8/21 の最大の痛点「AS/400 は同時に 1 人しか使えない」への直接の答えです
現場は端末を選ばず、QR から始まる作業者が特定の端末の前に並ぶ必要がなくなります

投入は 9 段階に分けます。P0 基盤 → P1 工数 → P2 構成取込 → P3 受注・構成・所要量展開 → P4 在庫 → P5 支給品 → P6 組付・出荷 → P7 購買・外注・原価 → P8 売上・請求・支払。8/21 で「いちばんコストの高い痛点から」と決めたとおり、P1(工数)と P2(構成取込)は他に依存しないので、基盤の直後に並行着手できます。

すでに動いているもの

1. QR コードでの工数記録(P1)

8/21 で「実証に入る」とご報告した方式を、設計だけでなく動く形まで作りました

  • 作業指示書に QR コードを印刷します。
  • 作業担当者がスマートフォンで読むと、その作業の 1 画面だけが開きます。開始と終了を押すだけです。
  • 集計側では、見積工数と実績工数が並びます。

現在の「紙に手書き → 別の担当者が Excel に再入力」という二重の手作業が、ここで消えます。「誰が・どの作業に・何時間かかったか」が初めて集計でき、原価計算の前提が揃います。

2. 構成表の取り込み(P2)

いただいた実物の構成リストで試しました。

資料読み取り結果
構成リスト(Excel)77 行・4 ブロック
構成図面(PDF)312 行・11 ページ

正直な数字をお伝えします。 「全部自動」ではありません。初めての取り込みでは、77 行のうち 13 行(11 品目)について人の判断が必要でした。内作か・購入か・支給か、といった、構成表そのものには書かれていない知識が要る行です。

ただし、その判断を 1 回すると、システムが覚えます。同じ構成をもう一度取り込むと、人の判断が要る行は 0 行になります。

つまり、「11 ページの打ち直し」が「13 行の判断」になり、次からはその 13 行も要らなくなる、というのが今の到達点です。

3. ログインと権限

現場の端末を後から追加できるよう、15 分間だけ有効な 8 桁のコードで端末を登録する方式にしました。役職に応じて見える画面が変わります。

メール分析ツールを画面としてご提供しました(8/27)

前回ご報告した 1 年分のメール記録 105,371 件の分析を、こちらの手元の資料ではなく、御社から見られる画面としてご提供しました。ご要望をいただき、2 度手を入れています。

  • 担当者と役割での絞り込み — 「その方が出したメール」を数える際に、CC で名前が入っているだけのものを除外するようにしました。ある方の件数が 2,449 件 → 実際の 1,458 件に是正されています。
  • 相手先ごとの内訳 — どの取引先と、どういう立場でやり取りしているかが分かるようにしました。

なお、この画面にはメールでは構造的に測れないこと(客先ポータル上の作業、電話・FAX、共有アドレス宛のやり取り)も明記しています。人の働きぶりの判断に使う場合、そこが抜けたまま数字だけが独り歩きするのを避けるためです。

これから決めていただきたいこと

設計は止まりませんが、決まると形が変わるものが 12 件あります。近いところでは——

  1. 現場の端末 — 会社支給のタブレットにするか、個人のスマートフォンを許可するか(情報セキュリティ方針のご判断)。設計は端末に依存しない作りです。
  2. 作業者の識別方法 — コードを選ぶ/社員証の QR /暗証番号のいずれか。
  3. 支給品在庫の実運用 — 小島様との個別のお時間を頂戴できればと思います。毎日 Excel で管理されている実態を伺わないと、P5 の要件が決まりません。
  4. 見積金額の算出式 — 営業課様のご協力をお願いします。
  5. 客先ポータル(SHISAKU Web EDI)やデンソー系 EDI との関係 — 納期回答や自動受注をシステムから出せるかに関わります。

板倉製作所 現場業務ヒアリング資料板倉製作所 業務引継ぎ資料(既存)

クリエイトエンジニアリング — 8/21 のご要望を実装(画面数 8 → 14)、実データ 563 品番を投入

クリエイトエンジニアリング — 8/21のご要望約20件を実装し画面数8→14/見積・仕入先マスター・単価改定・物件別・機種マスター・調達の6画面を新設/部品原価調査563品番を1円単位で突合して投入

8/21 のご要望を実装しました

会議でお持ち帰りした 約 20 件のご要望を、ほぼすべて実装しました。画面数は 8 → 14 になっています。

新設した 6 画面

画面内容
見積見積書の作成、距離からの輸送費の自動計算、売上管理表、印刷
仕入先マスター仕入先の登録、標準仕入先の設定、数量段階単価
単価改定品番ごとの単価の推移と改定率、機種原価の 1 台/3 台/5 台分
物件別製造番号(物件)ごとの部材使用と月次の金額、CSV 出力
機種マスター機種と構成テンプレートの登録・修正
調達安全在庫・引当・発注残からの発注推奨

既存画面に組み込んだご要望

  • 図面をワンクリックで表示 — 部品マスターから開きます。格納先は社内共有フォルダーのみです(機密上、社外クラウドは使いません)。
  • チェックボックスでの一括発注+仕入先別の自動分割 — 標準仕入先と数量段階単価を反映して分割します。
  • 1 台あたりの使用数量と、機械 1 台トータルの数量集計
  • 廃番・設変の記録棚番(所在)価格の騰落履歴全件 CSV 出力
  • 引当と有効在庫保証対応の有償・無償フォーム管理会計レポート・利益率
  • 製造番号(BDI)から引く導線 — 製造番号から納入先・機種を逆に辿れるようにしました。

実データを投入しました(8/27)

大野様よりメールでご提供いただいた 「部品原価(2026.8.20)」(調達・永井様が約 1 ヶ月かけて調査されたもの)を取り込みました。13 シート・1,706 行・563 品番です。

そのまま入れず、突合してから使いました。 3 機種すべてで、部品行の積み上げが「部品原価表」シートの合計と 1 円単位で一致することを確認してから投入しています。この突合をしたおかげで、最初の抽出が 6,719 円ずれていたこと(金額はあるが品番のない行を落としていた)に気づけました。

また、シートごとに列の位置が違うことも分かりました。1 シートだけ右側のブロックが 1 列ずれており、列の位置を決め打ちで読むと部品原価が 47,012 円 → 8 円 という、一見それらしい誤った数字に化けていました。見出しから列を判定する方式に直しています。

なお、いただいた Excel には実際の仕入価格と取引先品番が含まれるため、ファイルそのものは保管していません。抽出の手順(スクリプト)と抽出結果だけを残し、「どうやってこの数字になったか」が再現できる形にしています。

実データを入れて分かった、ご確認いただきたいこと 3 件

数字を直さず、そのまま画面に出しています。判断はお客様のものだからです。

  1. 部品原価が 2025 年 10 月比で +15%〜+33% 上がっています(機種により幅があります)。
  2. 130F は、5 台まとめ買いのほうが 1 台あたり高くなっています。 入力の誤りなのか、実際にそうなのかをご確認ください。
  3. 70 品番で、シートによって単価が食い違っています。 現在は暫定的に高いほうを採用しています。どちらが正なのかをご教示ください。

永井様よりいただいた補足(ベアリングは暫定処置・ミスミ部品は発注のたびに上がる可能性)も、数字と一緒に画面へ出しています。数字だけ出して但し書きを落とすと、精度を偽ることになるためです。

現行 TECHS-S からの自動取り込みを準備しました

現在、TECHS-S からのデータ取り出しは、担当の方が画面を辿って手作業で書き出されています。これを 夜間に自動で取り込む仕組みを用意しました。

  • 一方向・読み取り専用です。TECHS-S 側へ書き戻すことは、仕組みとして禁止しています。
  • 対象は、部品マスター・構成・仕入先と仕入単価・図面・受注・製番・在庫・発注・入荷実績です。
  • 御社の Windows 端末で毎晩 2:00 に自動実行する形を想定しています。

ただし、実行にはデータベースの読み取り許可が必要です。テクノア社との関係にも関わるため、御社とテクノア社のご了解をいただいてからの稼働とさせてください。技術的な準備だけ先に整えた状態です。

次回デモ — 9/2(水)10:00

当日は、8/21 のご要望がどう形になったかを一通りご覧いただきます。あわせて、実データを入れて見えてきた 3 件(部品原価の上昇、130F の 5 台まとめ買い、単価が食い違う 70 品番)と、下記の宿題をお詰めできればと思います。

当日ご確認いただきたいこと・残っている宿題

#項目状況
1受注番号と製造番号の統合山本様の社内確認結果をお待ちしています
2間接労務費の配賦基準管理会計ご担当(吉田様)のご要件とあわせて伺います
3完了・出荷を押せる人の権限8/21 で「必要に応じて後から」と確認済み。次回以降
4数量段階の刻み(1/3/5/10)現状は 1 と 5、一部 3 です。増やすべきかのご確認
5月次レポートの Excel 出力現状は CSV です。Excel が必要かのご確認

新設した 6 画面を含め、14 画面すべてを公開環境に反映しました。下記のリンクからご確認いただけます。表示データは、部品原価調査の実データを除きサンプルです。

【新設】見積仕入先マスター単価改定物件別機種マスター調達

【既存】製造番号在庫・仕掛かり発注受注部品表部品マスターユニット製品ラインナップ構成グラフ

アイサン工業 — 8/21 の決定事項を実装。商奉行との日次連携が稼働し、請求書発行まで到達

アイサン工業 — 8/21の決定事項を実装し本番稼働/商奉行の日次自動連携が稼働、初回1,373表・1,332,271行/得意先4,264・売上伝票31,703・請求55,754を一画面で検索/請求書の発行まで到達

8/21 の現地ワーキングで伺った内容を 30 件の要件として整理し、優先度をつけて実装に入りました。以下は今週、本番に反映済みのものです。

1. 到着時スキャンの第一歩 — 金額が入る前の伝票を扱えるようにしました

  • 画像のまま取り込めます。 JPEG・PNG・TIFF を、OCR(文字の読み取り)を走らせずに保管・確認だけできるようにしました。「まず流れをデジタルに乗せる」という 8/21 の方針そのものです。
  • 社長の「見たよ」チェックは、金額が 1 円も入っていない状態でも押せます。金額を後から入れてもチェックは消えません。未チェックの一覧が、そのまま毎朝の確認待ちの山になります。外出先からも押せます。
  • 画像は 90 日で自動的に削除します。ただし削除されるのは画像だけで、承認の記録・チェックの記録・台帳の数字は消えません。原本は複合機の共有ドライブに残る前提のためです。削除後の画面には「元データは MFP 共有ドライブ」と表示されます。

2. 継続案件のまとめ

最大 1 か月続く継続案件を、1 枚目を親としてまとめられるようにしました。

  • スキャンの時点で「この番号の続きです」と登録できます。
  • あとからでも紐づけられます。
  • 候補は、その伝票と同じ客先の進行中案件だけを出します。ただし最後に選ぶのは人です。整備と修理が混在する例があると伺ったため、機械が勝手にまとめない作りにしています。
  • 案件の画面には、その案件に属する伝票が一覧で並びます。現場が同じ作業を二重提出していないかの確認が、ここでできます。

3. 明細ごとの科目

部品/整備工賃/修理工賃/運賃/消耗品/その他を、明細の行ごとに選べるようにしました。台帳・集計の画面では科目で絞り込めます。

作りのうえで 2 つ気をつけた点があります。科目だけを直したときは、承認をやり直さないようにしました(分類の変更は、読み取り内容の訂正とは違うためです)。また、伝票を読み直しても科目は消えません

4. 別紙の添付

部品リストの別紙を、親の伝票に添付できるようにしました。伝票を開けば別紙も一緒に見られます。

5. 全文検索

客先・現場・伝票番号・納入先・品名・案件のメモを、まとめて検索できます。他の絞り込みと組み合わせられます。「紙の山をめくらず辿り着ける」というご要望への回答です。


商奉行との日次連携が稼働しました(8/28)

お使いの商奉行のデータを、平日 1 回、自動で取り出して読める形にする仕組みが動き始めました。

  • 平日 12:20 に、お客様の PC で自動実行します。夜間は PC の電源が入っていないため、お昼の時間帯にしています。
  • 読み取り専用です。商奉行のデータを書き換えることは一切ありません。通常の業務を止めずに取り出します。
  • 取り出したデータは、こちらのシステムで参照専用の写しとして持ちます。

初回の取り込み結果(2026-08-28)

項目件数
取り込んだ表1,373
取り込んだ行1,332,271
得意先4,264
商品423
売上伝票31,703(明細 133,934 行)
請求55,754
入金約 9,000

商奉行のデータを、検索して見られるようにしました(8/29)

  • 全体の検索窓 — 客先・部品名・伝票番号・日付で、まとめて探せます。
  • 売上の絞り込み検索 — 条件を組み合わせて、ページを繰りながら見られます。
  • 得意先ごとの画面で、売上・請求・入金を一度に表示します。この 3 つが 1 画面に並ぶのは、今回が初めてです。
  • 伝票・得意先の画面はそのまま印刷できます。

伝票の番号を引き継いで、こちらで発行できるようにしました(8/29)

承認済みの伝票から、アイサン工業様の売上伝票をこちらのシステムで起こせるようにしました。番号は商奉行の続きから振ります(実データ上の最大番号 828656 の次、828657 から)。将来、請求の役割を引き取る際に番号が飛ばないようにするためです。

請求書の発行(8/30)

8/21 に「請求書は新システムが発行する」と決めた件です。

  • 得意先と締め日を指定すると、その月の請求書を組み立てます
  • 印刷は 2 通り。**「枠あり」は罫線と項目名も印刷するので普通紙・PDF 用。「枠なし」**は数字だけを印刷するので、すでにご購入済みの専用用紙にそのまま重ねられます。
  • 発行した請求書は保存され、あとから同じ内容で再印刷できます。漏れ防止の連番もこちらで振ります。

⚠️ お願い — 専用用紙への試し刷りを 1 枚だけ 印字位置は、お預かりした写真から割り出した暫定の値です。専用用紙 1 枚に「枠なし」で試し刷りしていただき、ずれの向きと量をお知らせいただけますでしょうか。画面上で位置を微調整できるようにしてありますので、合った値をそのまま既定値にします。

業務の流れの解説資料を公開しました(8/27)

実物の伝票 7 枚と商奉行の入力画面をもとに、伝票が完成するまでの 8 段階を資料にまとめました。どの欄を誰が埋めるのか、事務の方が 1 枚の伝票に何を書き足しているのか、継続案件がどう流れるのか、代理店・現金領収済・無償といった例外がどう現れるのかを、実物に即して記載しています。

私どもの理解が正しいかの答え合わせにお使いください。誤りがあればご指摘いただければ、そこが設計の修正点になります。

ご確認・ご相談したいこと

  1. 専用用紙への試し刷り 1 枚(上記)。
  2. 科目の一覧を確定させてください(小田様) — 部品/整備工賃/修理工賃/運賃/消耗品/その他で過不足がないか。現場の方が分類を始める前に固めたい項目です。
  3. 画像だけの伝票(OCR を走らせないもの)の承認範囲 — 営業・経理・社長の 3 役の承認まで必要か、社長の「見たよ」チェックだけで足りるか。現在は後者です。
  4. 新しい画面を一度ご覧ください — 商奉行タブ・社長チェック・請求書発行の 3 画面と、上記の解説資料を、小田様と社長様にご覧いただく場を頂戴できればと思います。
  5. 注文・発注と入金の記録は、まだ着手していません。仕入先の一覧・番号の振り方・科目のルールが決まらないと、当てずっぽうで作ることになるためです。次回ご相談させてください。

スケジュール9 月末に開始、10 月中に慣らす、11 月〜3 月の繁忙期は変更を凍結という 8/21 の計画に変更はありません。9 月中旬以降、社長様が週 2 日ほどご不在と伺っておりますので、ご確認いただく場はそれを避けて設定します。

アイサン工業 伝票読み取りシステム伝票が完成するまでの流れ(解説)アプリ内 かんたん説明書

【社内・希望者募集】メールの自動整理と顧客台帳 — 引継ぎ資料の作成と、IPO タスク自動化のご提案

社内システムのつながり — 会社のメールアドレスと合言葉ひとつで8つの社内システムに入れる/13の郵便受けを24時間見張り、お客様・話題・やることを自動で仕分け/顧客台帳に記録(お客様4社・案件27件・メール118件・やること36件)

ひとことで言うと

社員は、会社のメールアドレスと合言葉ひとつで、8 つの業務システムすべてに入れます。 そして取引先とのメールは、担当者が何もしなくても顧客台帳に記録され、「どのお客様の」「どの案件の」「誰が・いつまでに何をする話か」まで仕分けされます。

四つの部品

呼び名役割たとえるなら
社員名簿誰が社員で、どの部門かを記録した原本。ここだけを直せば 8 つのシステム全部に反映されます会社の人事台帳
受付入ろうとする人の合言葉を名簿と照らし合わせます。各システムは合言葉を持ちませんビルの受付
秘書郵便受けを見張り、届いたメールを読んで仕分け、顧客台帳に記録します24 時間働く事務担当
顧客台帳お客様・担当者・案件・やることが集まる場所。担当者個人のメールボックスではなく会社の共有資産です営業の共有カルテ

一通のメールが、どう処理されるか

取引先の担当者から「株式譲渡契約書の件」というメールが届いたとします。

  1. 秘書が気づく — 郵便受けを見張っているので、届いた時点で読み始めます。
  2. お客様を特定する — 送信元の会社名から、どのお客様かを機械的に判定します(ここは迷いません)。
  3. 話題を仕分ける — 「契約」「取締役会」「経理・税務」といった分類をつけます。
  4. 案件に結びつける — 過去のやり取りを踏まえ、「株式譲渡」という進行中の案件の一部だと判断します。
  5. やることを取り出す — 本文から「契約書案を確認して返信する/期限は今週中」を読み取り、担当者と期限つきで登録します。

ここまで人の操作はありません。 担当者は顧客台帳を開けば、その案件のやり取りと残っている宿題が並んで見えます。

今の稼働状況(2026-08-27 時点)

社員(名簿)11 名
共通ログインのシステム8
見張っている郵便受け13
お客様4 社
案件27 件
記録されたメール118 件
やること36 件

メールが届いてから台帳に載るまでは、最短でほぼ即時、最長でも 4 分です。

プライバシーについて — 先にお伝えしておきます

これは人のメールを読む仕組みです。安心してお使いいただくために、どう扱っているかを明記します。

  • 読み取り専用です。元のメールを削除・変更・移動することはありません。
  • 取締役会・法務・経理税務のメールは、顧客台帳には入りません。 限られた方だけが見る社内チャットにのみ流れます。報酬・法務・人事に関わる内容が、全社に読める場所へ出ることはありません。
  • 社内チャットの話題別チャンネルは原則として非公開です。誰をどのチャンネルに入れるかは、自動ではなく人が決めます
  • 宣伝メール・メールマガジンは顧客台帳に入れません。 取引先の配信アドレスから届く一斉配信で台帳が埋まらないようにしています。
  • 顧客台帳の中では、登録されている社員は全員、記録された取引先のやり取り・案件・やることを見られます。案件ごとの見せる/見せないの区分は、現時点では設けていません。

正直にお伝えすべき点

  • 人工知能の判断には限界があります。 案件の判定を誤ることも、やることを取りこぼすこともあります。台帳の内容が常に正しいという前提で運用しないでください。 最終的な確認は担当者が行う必要があります。
  • 案件の「進行中/完了」といった状態は、まだ自動では変わりません。 現時点では担当者が手で更新する必要があります。

いますぐお受けできること — 2 つのご提案

社内向け2つのご提案 — ①退職・異動された方のメール履歴を引継ぎ資料にまとめ、閲覧画面もご用意します ②IPO関連のやり取りは専用アドレスにCCするだけで顧客台帳に記録され、やること・期限・予定表まで自動で埋まります

ご提案 ① — 退職・異動された方のメール履歴を、引継ぎ資料にまとめます

板倉製作所様では、1 年分のメール 105,371 件を分析し、システムの外側で回っていた実務の姿を再現しました。同じ手法を、社内の引き継ぎにそのまま使えます。

引き継ぎで本当に困るのは、規程やマニュアルではなく、「誰と、何を、どこまで話していたか」がその人の受信箱にしか無いことです。ここを資料の形にします。

  • お預けいただくもの — 退職・異動された方のメール履歴。
  • お返しするもの — 誰と・どの案件で・何を・どこまで進めていたかを整理した引継ぎ資料。相手先ごとのやり取りの濃淡、未着地のまま止まっている話、期限が過ぎている宿題も洗い出します。
  • あわせてご用意するものそのメールを辿れる閲覧画面(ビューア)。資料の記述から原文に戻って確認できます。板倉製作所様にご提供しているものと同じ形式です。

引き継ぎが必要な方がいらっしゃいましたら、その方のメール履歴とあわせてお申し付けください。 どの範囲まで扱うか(期間・相手先・除外したいやり取り)は、事前にご指定いただけます。

ご提案 ② — IPO 関連のタスクを、メールの CC だけで回るようにします

IPO 準備では、証券会社・監査法人・弁護士・株主との間で、期限つきの宿題が大量に行き交います。誰が何をいつまでに、が人の頭とメールボックスにしか無い状態は、進むほど危うくなります。ここを自動化します。

  • 専用のメールアドレスを 1 つ作り、やり取りに CC するだけです。 CC された時点で顧客台帳に記録され、本文から**「誰が・いつまでに・何をするか」**が課題として登録されます。人の操作はここまでです。
  • アドレスの開設・アカウントのご用意は、こちらで行います。 お手を煩わせません。
  • CC すら不要にすることもできます。 既存のメールアカウントを(読み取り専用で)直接見て、台帳の更新までこちらで巻き取る形です。ご担当者の運用は、今までと一切変わりません。
  • そこから先、やること・期限・予定表・カレンダーまで自動で埋まる形にできます。狙いは、転記の手作業をなくすことです。

どちらの形(CC 方式/直接読む方式)が良いか、対象をどのやり取りに絞るかを含めて、一度お打ち合わせさせてください。

希望者を募集します

2 つ、別々のお願いです。片方だけでも構いません。

① 顧客台帳を見てみたい方 — 今すぐどうぞ アカウントは全員分すでに作成済みです。準備は要りません。会社のメールアドレスと、いつもの合言葉でそのままログインできます。お客様・担当者・案件・記録されたメール・やることが見られます。「うちのお客様との経緯がどこまで溜まっているか」を、まず覗いてみてください。 → 顧客台帳

② 自分の郵便受けも見張ってほしい方 — お申し出ください こちらは①より踏み込んだお願いになります。あなたの郵便受けを、秘書が読み取り専用で見張る設定を追加します。あなた側の作業は何もありません(メールソフトの設定変更も不要です)。得られるのは、自分が担当している取引先とのやり取りが、自分の受信箱の外にも会社の記録として残ること、そしてメールから拾った「やること」が期限つきで手元に並ぶことです。

なぜお勧めするか — いちばんの理由は、担当者が辞めても記録が会社に残ることです。やり取りが個人のメールボックスにしかない状態を避けられます。合言葉をシステムごとに覚える必要がないのも、退職時に名簿から外すだけで 8 つすべてに反映されるのも、同じ発想です。

ご希望・ご質問はお気軽にどうぞ。 ②については、「この郵便受けだけ」「この期間だけ試したい」といった形でも構いません。

社内システムのつながり(解説資料)顧客台帳