社員名簿・ログイン・秘書・顧客台帳が、どのように結びついて動いているか
ひとことで言うと
社員は会社のメールアドレスと合言葉ひとつで、八つの業務システムすべてに入れます。 そして取引先とのメールは、担当者が何もしなくても顧客台帳に記録され、 「どのお客様の」「どの案件の」「誰が・いつまでに何をする話か」まで仕分けされます。
上段＝人の出入り。下段＝情報の流れ。二つは「顧客台帳」で出会います。
| 呼び名 | 役割 | たとえるなら |
|---|---|---|
| 社員名簿 LLDAP |
誰が社員で、どの部門かを記録した原本。ここだけを直せば、八つのシステム全部に反映されます。 | 会社の人事台帳 |
| 受付 Dex |
入ろうとする人の合言葉を名簿と照らし合わせ、本人だと確認します。各システムは合言葉を持ちません。 | ビルの受付 |
| 秘書 secretary |
13の郵便受けを24時間見張り、届いたメールを読んで仕分け、顧客台帳に記録します。 | 24時間働く事務担当 |
| 顧客台帳 EspoCRM |
お客様・担当者・案件・やることが集まる場所。担当者個人のメールボックスではなく会社の共有資産です。 | 営業の共有カルテ |
取引先の担当者から「株式譲渡契約書の件」というメールが届いたとします。
ここまで人の操作はありません。担当者は顧客台帳を開けば、 その案件のやり取りと残っている宿題が並んで見えます。
やり取りが個人のメールボックスにしかない状態を避けられます。案件の経緯は顧客台帳に蓄積されます。
システムごとに違う合言葉を覚える必要がありません。退職時も、名簿から外せば八つすべてに反映されます。
使っているのはすべて無償で公開されている仕組みです。文章を読む人工知能も、社内の設備で動かしているため 利用料は発生していません。
人工知能の判断には限界があります。案件の判定を誤ることも、やることを取りこぼすこともあります。 台帳の内容が常に正しいという前提で運用しないでください。 最終的な確認は担当者が行う必要があります。
また、案件の「進行中／完了」といった状態は、まだ自動では変わりません。 現時点では担当者が手で更新する必要があります。