2. 営業課（受注・見積）

この6段階、順番も粒度も合っていますか？

私たちはプログラムの呼び出し順からこの順番を推測しました。実際には「先に技術に聞いてから受注入力する」など、逆順や並行があるかもしれません。

• おおむね合っている
• 順番が違う（どこ→どこ：　　　　　　　　　　）
• 抜けている工程がある（　　　　　　　　　　）
• 不要な工程が入っている（　　　　　　　　　　）
• まったく違う。一から説明したほうが早い

「この時間までにこれを終わらせないと後工程が困る」という締切はありますか？

AS/400のバッチ処理は深夜1:30から動き始めます。日中の入力がその時刻までに終わっている必要があるのか、それとも別の締切があるのかが分かりません。

受注区分2〜8は、実際にはどう使い分けていますか？ それとももう使っていませんか？

AS/400の仕様上は複数の受注区分が用意されていますが、データ上はほぼ1本です。「区分を分けるべき受注をExcelや紙で別管理している」可能性もあると考えています。

• 意識して使い分けている（どの区分が何：　　　　　　　　　）
• 昔は使い分けていたが、今はほぼ1に統一している
• 区分の意味を知らない／教わっていない
• 該当する受注はあるが、システムに入れずに別管理している
• 上のどれでもない

新しいシステムで受注の種類を何種類用意すべきかが決まります。

8年で1〜3件しか使われていない伝票区分は、特別な事情のときに使うものですか？

たとえば「261」「899」「240」「102」「990」「210」などが各1件です。イレギュラー対応の痕跡なのか、入力ミスなのかを知りたいです。

• 特殊なケース専用（どんなとき：　　　　　　　　　　）
• 入力ミスだと思う
• もう使っていない古い区分
• 見覚えがない

「半分だけできた」という状態は、どこで管理していますか？

システム上は途中経過を％で入れられる作りですが、誰も使っていません。分納・分割出荷のような「一部だけ完了」は現実には起きるはずで、それを別の場所で管理しているのではないかと考えています。

• 受注を分けて登録するので、途中経過という概念がない
• Excelで別管理している（ファイル名：　　　　　　　　）
• 紙・ホワイトボードで管理している
• 頭の中／口頭で共有している
• 上のどれでもない

分納・一部完了を新システムで扱うべきかが決まります。

6月29日時点で、何か途中で止まっていた受注はありましたか？

仕様書にない状態なので、処理の途中でデータを取った瞬間が写ったのだと考えていますが、確認したいです。

入力を間違えたとき、どうやって直していますか？

この8件は入力ミスのまま何年も残っています。システムが日付をチェックしていないことと、誰も気づかない（または気づいても直せない）ことの両方を示していると考えています。

• 自分で入力画面から直せる
• 担当者（　　　　　　　）に頼んで直してもらう
• 直せないので、取消して入れ直す
• 直せないので、そのままにする／メモで補う

新システムの入力チェックと修正履歴の作りが決まります。

受注入力は実際に何人でやっていますか？ 担当者名の欄には誰の名前を入れていますか？

「入力した人」なのか「営業担当者」なのか「得意先の窓口」なのかが、データからは判別できません。

• 入力した本人の名前
• その案件の営業担当の名前（入力者とは別）
• 決まった名前を毎回入れている（実質固定）
• 特に決まりはない

受注まわりで日常的に使っているExcelファイルを、思いつくだけ挙げてください

「計画表」のような一般的な言葉だと私たちが特定できないので、ファイル名・置き場所・誰が作っているかで教えてください。分かる範囲で構いません。

見積はどうやって作っていますか？ AS/400は使っていますか？

見積についてはExcel側で完結していると理解していますが、そこで決めた単価がどうやってAS/400の製品単価につながるのかが分かっていません。

• Excelで作り、確定したらAS/400に手で入力する
• Excelで作り、AS/400には入れない
• AS/400の画面で作っている
• 得意先ごとにやり方が違う

デンソー系のEDIで、受信内容がおかしかったときはどうしていますか？

EDIの受信データそのものが残る表は空でした。取り込みでエラーが出たとき、誰がどう気づいて、どう直しているのかが完全に見えません。

• エラーが出たことがない
• 担当者（　　　　　　　）が気づいて手で直す
• 得意先に電話して確認する
• そもそもEDIの中身は見ていない

電話・FAXでの急な変更（前倒し・数量変更・取消）は、月にどれくらいありますか？

AS/400には変更を扱う仕組みが複数ありますが、電話で受けた変更がどのタイミングでシステムに入るのか（すぐ／後でまとめて／入れない）が分かりません。

得意先ごとの「暗黙のルール」はありますか？

「この得意先は納期の書き方が違う」「この品番は必ず先に電話が来る」など、マニュアルに書いていないが皆が知っていること。属人化の中身そのものなので、ぜひ聞きたいところです。

受注の仕事で、一番手間がかかっている・面倒だと思っていることは何ですか？

次のうち、あったら助かるものはありますか？

他社の生産管理システムでは当たり前だがAS/400にはない、という機能を並べました。要る・要らないを教えてください。

• 品番・得意先名・図番などであいまい検索できる（コードを覚えなくていい）
• 受注に図面やメール・注文書のPDFを添付できる
• 誰がいつ何を変更したかの履歴が残る
• 受注一覧をそのままExcelに出せる（手で打ち直さなくていい）
• 納期遅れ・未回答を画面が勝手に知らせてくれる
• 外出先・スマホから受注状況を見られる
• 得意先ごとの特殊ルールをシステムに覚えさせられる
• 上のどれよりも先に直してほしいことがある（　　　　　　　）

逆に、今のAS/400で「これは便利だから絶対に残してほしい」ものはありますか？

キー操作だけで速く入力できる、画面の並び順が体に入っている、といった話も含みます。新システムで失われると困るものを先に知っておきたいです。