5. 購買・外製
社外の協力会社（外注先・仕入先）に加工や処理を委託し、発注から支払データ作成までを担当する「外製管理（MENUG1）」を中心に伺います。仕入データ（sfdp）は23,194件記録されていますが、その使われ方は私たちが最初に想像していた姿とはだいぶ違うようです。
1. いま私たちが理解している流れ（たたき台）
AS/400の外製管理（MENUG1、GSBS系プログラム）のソースと、実データから組み立てた想像図です。総務のご担当者からは「MENUG1はほとんど停止していて、注文書の印刷にしか使っていない」と伺っていますが、購買の現場のみなさんに直接確認できたことはまだありません。
- 発注先・対象を特定する — 設計№・受注№・受注品番のいずれかを入力すると、各種マスタから注文品番などを自動でたどる（GSBS01）
- 発注入力・注文書印刷 — 仕入先・加工種類・希望単価・希望納期を入力し、確定すると自動的にExcel経由で注文書が印刷される
- 変更・中止・再発行 — 内容が変わったら発注書を刷り直す。中止しても記録は消えない（GSBS02/03/10）
- 受入入力 — 外注先から品物が戻ってきたら、納入日・納入数・決定単価を入力する（GSBS04）
- 支払明細書の作成 — 受入実績をもとに外注先ごとの請求内容の明細を作る（GSBS06）
- 経理への引き渡し — 経理担当者が請求金額を別途入力し、実際の振込・支払処理へ進む（MENUR1）
この6段階のうち、実際に購買のみなさんが日常やっているのはどこまでですか？
私たちが総務から伺った話では「②注文書印刷までで、④受入入力・⑤支払明細作成はやっていない」ということでした。これが購買の現場感覚とも一致するか、直接確認したいです。
- その通り。②注文書印刷までで、あとは別の方法（紙・口頭・請求書突合）でやっている
- 実は④受入入力もしている（頻度： ）
- 実は⑤支払明細作成もしている
- そもそも①〜②の順番や粒度が違う
- まったく違う。一から説明したほうが早い
2. 一日の流れ
ここが私たちにとって完全な空白です。データには発注日しか残っておらず、一日の中の順番も時間も一切分かりません。ふつうの一日を教えてください。
| 時間帯 | やっていること | 使うもの（AS/400・Excel・紙・電話） |
|---|---|---|
| 始業〜午前 | ||
| 午前〜昼 | ||
| 昼〜午後 | ||
| 午後〜終業 | ||
| 締め・月末など |
注文書には「下請法に定められた記入項目」を網羅する様式を使っていると伺いました。この注文書を発行するタイミングに、締切のようなものはありますか？
下請法は発注内容の書面交付に期限の定めがあるはずですが、実際の運用でどのタイミングを守っているのかが分かりません。
3. この数字、合っていますか
実データ（仕入ファイル23,194件、仕入先マスタ497件）から出た数字です。どれも「システムに記録された結果」であって、実際の仕事のしかたを示しているとは限りません。
外注先から品物が戻ってきたことの確認は、今どこで・どうやって記録していますか？
総務からは「受入入力自体をしていない」と伺っていますが、それでも「品物がちゃんと戻ってきたか」「数量は合っているか」を確認する作業自体は必ずあるはずです。紙・Excel・現物確認だけ、など実際の方法を知りたいです。
- 紙の納品書・現物を見て確認するだけで、記録は残していない
- Excelで別管理している（ファイル名： ）
- 外注先からの請求書が届いた時点でまとめて確認する
- 上のどれでもない
1社（株式会社スペック）に発注が極端に集中しているのは、実感と合っていますか？
これほどまでの集中度は、私たちが想像していたよりもかなり偏っています。継続的な主要取引先だからなのか、特定の作業（表面処理・鍍金など）をこの1社にほぼ全量委託しているからなのかを知りたいです。
- 合っている。特定の作業をほぼ全量そこに任せている（作業内容： ）
- 思ったより多い。データの取り方に何か理由があるのでは
- 心当たりがない
2008年前後を境に外注の発注件数が4分の1程度に減っているのは、何が起きたからですか？
受注の件数はその後もほぼ横ばいなので、単純に仕事が減ったわけではなさそうです。工程を内製化した、外注先を集約した、システムの使い方が変わった、などの可能性を考えていますが、実際の経緯を知りたいです。
- 内製化した工程がある（何を： ）
- 外注先を集約・絞り込んだ
- 2008年前後に運用や体制が変わった記憶がある（何が： ）
- 心当たりがない
今の外注の規模感（新システムでどれくらいの取引量を想定すべきか）が分かります。
4. システムに残らない仕事
注文書の印刷まではAS/400とExcelマクロで完結していますが、そこから先— 単価の決め方、材料の支給、受入の確認 — は、いただいたデータにはほとんど痕跡が残っていません。
外注先ごとの単価は、実際にはどうやって決めていますか？
システム上は「希望単価」「仕入先見積単価」「決定単価」の3種類が発注のたびに都度入力される作りで、外注先ごとの標準単価表のようなマスタは見当たりませんでした。値上げ交渉や単価改定を、システムの外（紙・Excel・口頭）で管理しているのではないかと考えています。
- Excelで単価表を別管理している（ファイル名： ）
- 発注のたびにその都度、外注先と確認している
- 紙の見積書をファイリングして参照している
- 上のどれでもない
材料（鋼板など）を板倉製作所側から外注先へ渡す「支給材」は、どこで管理していますか？
プレス外注では発注元が材料を支給するのが一般的だと理解していますが、外製管理（MENUG1）のデータにはそれらしき項目が見当たりません。無償支給・有償支給の区別も含めて、システムの外で管理されているのではないかと考えています。
- Excelや紙の台帳で材料の出入りを管理している
- 外注先ごとの信頼関係に任せていて、厳密な管理はしていない
- そもそも材料は支給していない（外注先が用意する）
- 上のどれでもない
仕入伝票・支払明細表を印刷するとき、備考欄を手書きで追記したり、正本・副本を分けて2回印刷したりする手順があると分かりました。今もこの手順のままですか？
Excelマクロを調べたところ、「備考なし版をまず印刷し、後から人が備考欄を書き足して別ファイルとして再印刷する」「正本を印刷→ラベルを副本に変えて再印刷→正本に戻す、という2部印刷の手作業」が見つかりました。今も同じやり方をしているか、簡略化されているかを知りたいです。
5. こうだったらいいのに
新しいシステムは画面も操作も一から作れます。今の不便を我慢する必要はありません。
購買・外製の仕事で、一番手間がかかっている・面倒だと思っていることは何ですか？
次のうち、あったら助かるものはありますか？
他社の購買管理システムでは当たり前だがAS/400にはない、という機能を並べました。要る・要らないを教えてください。
- 外注先ごとの単価の履歴を自動で記録・比較できる
- 受入・検収の確認をタブレット・スマホでその場で記録できる
- 下請法で必要な記載事項がもれなく入っているか自動チェックしてくれる
- 支給材（板倉製作所から外注先へ渡した材料）の在庫を追跡できる
- 外注先別の発注実績・支払金額をグラフで一覧できる
- 発注書の備考欄追記・2部印刷を1回の操作で済ませられる
- 上のどれよりも先に直してほしいことがある（ ）
逆に、今のAS/400で「これは便利だから絶対に残してほしい」ものはありますか？
下請法対応の注文書様式や、キー操作だけで速く発注できる画面など、新システムで失われると困るものを先に知っておきたいです。