7. 総務・システム管理
夜間バッチは深夜1:30から23:00まで動き、自動メールは全社で57種類。AS/400からExcelへのデータの流し込み（DTF転送）は57種類の定義があり、56種類・55個のファイルを毎日運んでいます。板倉製作所のシステムを裏で支えている領域で、これまでの確認作業のほとんどが総務のご担当者お一人に集中してしまっている場所でもあります。
1. いま私たちが理解している流れ（たたき台）
AS/400のシステム管理保守サブシステム（MENUX1（AS/400のOS操作画面。ジョブやプリンタの状態を見る、コマンド入力など））、マスター保守サブシステム（MENUM1（マスタ保守の画面。M保守）、29個のマスタを保守）、権限のしくみ（squp/sqdp）、そして夜間バッチとExcel連携の仕組みを組み合わせて作った想像図です。実際にどなたが何をどう操作しているかは分かっていません。
- 夜間バッチが動く — 01:30にAS/400マスタの全量バックアップ（52ファイル）が始まり、23:00まで複数のジョブが順に走る
- 朝一番の異常検知メール — 06:30から19本のチェック処理が連鎖して動き、業務エラー（納期遅れ・型費重複など）を検知したメールが06:32〜07:22頃に届く
- 権限の管理 — どのCL（操作コマンド）を、どの端末・どのログイン名で実行できるかをホワイトリストで管理する（squp/sqdp）
- マスタの保守 — 得意先・仕入先・品番などのマスタを、追加・変更・削除・照会の統一パターンで保守する（M保守）
- Excelへのデータ連携 — 57種類の転送定義で、AS/400のデータを毎日Excelファイルへ書き出す（DTF転送）
- PCの管理 — 社内のPC・端末・アカウントを管理する（Windows側のExcel台帳）
この6段階、順番も粒度も合っていますか？
私たちはバッチの起動順序とプログラムの構造からこの順番を推測しました。実際には「PCの管理」と「権限の管理」がもっと密接につながっている、あるいは別の作業が抜けている可能性があります。
- おおむね合っている
- 順番が違う（どこ→どこ： ）
- 抜けている工程がある（ ）
- 不要な工程が入っている（ ）
- まったく違う。一から説明したほうが早い
2. 一日の流れ
システムの一日はデータから細かく追えますが、それを人がどう見て、どう対応しているかは完全に空白です。ふつうの一日を教えてください。
| 時間帯 | やっていること | 使うもの（AS/400・Excel・紙・電話） |
|---|---|---|
| 始業〜午前 | ||
| 午前〜昼 | ||
| 昼〜午後 | ||
| 午後〜終業 | ||
| 週次・月次など |
06:30から届く19本の検知メールは、朝一番でまとめて確認する運用になっていますか？
試作・号口の納期遅れ、型費重複、在庫過剰引当などのエラーメールが06:32〜07:22頃に集中して届く作りになっています。これを毎朝チェックする決まった担当・時間があるのか、それとも個別に処理されているのかを知りたいです。
- 朝一番でまとめて確認する担当が決まっている（担当： ）
- それぞれの宛先の人が個別に確認している
- 正直、全部は見きれていない
- 上のどれでもない
3. この数字、合っていますか
実データ（2018年1月〜2026年6月29日）から出た数字です。どれも「システムに記録された結果」であって、実際の運用のしかたを示しているとは限りません。
「このPCからは実行できません」「現在のユーザーでは実行できません」というエラーを見たことがありますか？
システムの作り上、決まった端末・決まったログイン名以外からは一部の操作ができないようになっています。これが実際に働いた場面（見た記憶）があるかを知りたいです。
- 見たことがある（どの操作で： ）
- 見たことがない
- 分からない
「SEISAN」というログイン名は、実際にどの現場・どのPCで、どんな場面で使われていますか？
これは特定の方の業務のしかたを問題にする質問ではありません。システムの作りとして、SEISANという1つの名前がほぼすべての操作を許可されている状態になっているため、実際の使われ方を教えていただきたいです。
- 特定の部署・工程で日常的に使っている（部署： ）
- 複数の部署・複数のPCで共通して使われている
- あまり使われていない・別のログイン名が主流
- 分からない
127.0.0.1 → DSP01というデモ用の1行だけで、実際の社内PCのIPアドレスは1つも登録されていません。社内のPC・端末の設置場所とIPアドレスを一覧にした資料はありますか？
自動倉庫端末（DSP64・DSP65）のように、特定の操作は決まった端末からしかできない作りになっているものがあります。新しいシステムでも同じような端末制限を続けるなら、この対応表が前提になります。
- ある（Excel・紙など： ）
- ない。必要なら今から作れる
- そもそも端末を限定する必要はもうない
- 分からない
Excel側で直した内容を、AS/400へ書き戻す必要がある場面はありますか？
今回確認できた57種類の転送はすべて「AS/400のデータをExcelに落とす」方向だけで、逆方向（Excelで直した内容をAS/400に反映する）は見つかりませんでした。もしそういう作業を手作業でされている場合、新システムでは自動化できる可能性があります。
- ある（どのデータ： ）
- ない。基本的にAS/400からExcelへ流すだけ
- 分からない
4. システムに残らない仕事
誰が・いつ・どの端末で処理したかを記録できるはずの表（BJDPQ2〜Q4）は、実データでは合計17行しか残っていませんでした。しかも全17行が同じ日・同じ時刻に、テストらしき名前の端末から書き込まれたものです。つまり本来の運用でこの記録がどう使われているのか、私たちにはまったく見えていません。
「いつ・誰が・どの端末で処理したか」を記録している仕組みは、実際にどこかにありますか？
システムの設計上はこの3点セット（処理日・処理者・処理端末）を記録するテーブルが用意されていましたが、実データにはほぼ残っていませんでした。紙の日報、作業日誌、Excelのログのような形で別に記録されている可能性を考えています。
- 紙の日報・作業日誌がある
- Excelで記録している（ファイル名： ）
- 特に記録していない
- 上のどれでもない
得意先マスタ・仕入先マスタなどを直したとき、誰が・いつ・何を直したかは別途記録していますか？
得意先マスタ（142件）や仕入先マスタ（497件）などのマスタは、システム上「今の状態」しか残らず、変更の履歴が一切ありません。間違えて直してしまったときにどう気づき、どう戻しているのかを知りたいです。
- 特に記録していない。間違えたら気づいた人がまた直す
- Excelやメールで変更内容を共有している
- 紙の申請書・伝票をもとに直している（申請書が履歴代わり）
- 上のどれでもない
新システムでマスタの変更履歴を残す機能が必要かどうかが決まります。
「kniinomi」「kminai」という2つのアカウントは、実際にどんな場面で使われていますか？
これは総務・営業・購買・金型・見積・経理など、社内のほぼ全部署のWindows権限台帳に登場する2つのIDです。特定の方の仕事ぶりを問題にする質問ではなく、この2つのIDに業務が集中する作りになっている理由を知りたいです。
- 日常的な承認・確認業務で使う（どんな場面： ）
- トラブル対応・緊急時だけ使う
- システム管理の設定変更のときだけ使う
- 分からない
製造・検査・出荷の現場で、「これは誰がやったか」を個人単位で知りたくなった場面はありますか？
現場部門には個人別のアカウント台帳が見当たらず、AS/400側も「KENSA」「SEIZOU」「SEISAN」という工程ごとの共有ログインで動いています。これは現場が困っていないなら無理に個人化する必要はない、という判断材料にもなります。
- ある（どんな場面： ）
- 今のところ困ったことはない
- 分からない
5. こうだったらいいのに
新しいシステムは画面も操作も一から作れます。今の不便を我慢する必要はありません。
次のうち、あったら助かるものはありますか？
他社のシステムでは当たり前だがAS/400にはない、という機能を並べました。要る・要らないを教えてください。
- 誰がいつ何を操作したかの操作ログが自動で残る
- マスタの変更履歴が自動で記録・検索できる
- 権限の設定を、画面から簡単に確認・変更できる（今は専用画面が必要）
- 端末・IPアドレスの対応表をシステムが自動で管理してくれる
- ExcelとAS/400（新システム）を、双方向でやり取りできる
- 夜間バッチの実行結果を、朝ひと目で確認できる画面がある
- 自動送信メールの宛先を、担当者自身が画面から変更できる（今はプログラム修正が必要）
- 上のどれよりも先に直してほしいことがある（ ）
逆に、今のAS/400・今の運用で「これは絶対に残してほしい」ものはありますか？
共有ログインの手軽さ、決まった時間に届く自動メール、といった今の運用の良さも含めて教えてください。新システムで失われると困るものを先に知っておきたいです。