アイサン工業業務フロー｜伝票が請求になるまで

全体の流れ

伝票は8つの工程を通ります

赤い工程は「紙の上で人が書き込む」作業、青い工程は「システムに入力する」作業です。現状はほぼ全てが紙の上で進み、最後にまとめて奉行へ手入力されています。

赤＝紙の上での作業／青＝システム入力／橙＝人の判断。継続作業の伝票は工程4に進まず、完了するまで保留の束に留まります。

いちばんの詰まりどころは工程3と工程6です。 社長が確認しないと先へ進めず、社長が不在の週は伝票が溜まります。また工程6の奉行入力は、伝票に書いてあることを人が1行ずつ打ち直す作業で、枚数がそのまま作業時間になります。

伝票の見方

1枚の伝票に、誰が何を書いているか

同じ1枚の紙に、現場・事務・社長の3者が別々のタイミングで書き込みます。色分けして見ると、どの欄が誰の担当なのかがはっきりします。

実物の伝票 No.501656 をもとに作図。現場事務判断が要る欄

実例で比較

同じ伝票の、処理前と処理後

下の2枚はどちらも同じ伝票（No.501656）です。左が社長確認の時点、右が事務処理を終えた時点。増えた書き込みが、そのまま事務作業の中身です。

社長確認時点の伝票。金額欄がまだ埋まっていない — **① 社長確認の時点** — 作業内容と一部の金額のみ。合計は空欄で、まだ請求できる状態ではありません。

事務処理後の伝票。合計と原価、得意先コードが書き足されている — **② 事務処理の後** — 型式・原価・部品別紙の合計・総合計、得意先コードが加わり、請求できる状態になりました。

増えたのはこの5点

書き足された内容	例	どこから調べるか	自動化できるか
得意先コード	3010220	奉行の得意先マスタ	できる
型式の補記	10W-30 ／ 50hp	現場への確認・過去伝票	半分
部品別紙の合計	5,740	添付した部品明細を合算	できる
仕入原価（備考欄）	2,180／338／3,944	仕入納品書・価格表	半分
総合計と売上区分	37,940	計算（28,000＋9,940）	できる

数字はすべて整合しています。 部品別紙の合計 5,740 は明細（620＋1,600＋380＋2,240＋200＋140＋560）と一致し、原価 6,462 は備考欄の3つの合計と一致、総合計 37,940 は明細4行の合計とも、受入修繕費28,000＋売上金9,940とも一致します。つまり伝票の中で計算は閉じており、合計や区分は機械が計算できる部分です。

一方で自動化が難しいのが工賃です。 この伝票の「整備 25,000円」は、ベテランか新人か、取り付け場所が作業しやすいか、客先ごとの慣習はどうかといった判断の結果で、価格表から一意には決まりません。同じ作業でも「今回はこれでいいよ」と金額が変わることがあります。

いちばん複雑なケース

継続伝票 — 7枚で1件の整備

下は実際にあった「竹下全自動 TXZ106-170」1台の整備です。 6月9日から7月22日まで、7枚の伝票に分かれています。最後の1枚を除きすべて「継続」に丸が付き、完了するまで請求できません。

実物の伝票7枚（No.501797〜500606）から作成したタイムライン。

7月16日の継続伝票 — 7/16 ベルト5本 399,000。取消線もそのまま。

手書きで伝票同士を紐付けています。 7/15と7/16の伝票の余白には「501620 500603」「501621 500604」といった別の伝票番号が手書きされています。関連する伝票を後から探せるようにするための、いわば手作業のリンクです。紙を繰らないと関係が分からないため、枚数が増えるほど確認に時間がかかります。

例外パターン

「ふつうの請求」ではない伝票たち

同じ伝票用紙でも、扱いがまったく違うものが混ざります。仕組みを考えるときは、これらを取りこぼさないことが大切です。

緑色の代理店向け伝票 — **代理店用紙そのものが違う**
緑刷りで、明細欄に「納・取」の印も作業状況欄もありません。船外機1台 550,000円に対し備考に429,000（仕入値）、△93,500（値引）が並びます。

現金領収済の伝票 — **現金その場で受け取り済み**
「領収済（No.92603）」と手書きされ、消費税6,300が別行に。後から請求してはいけない伝票で、請求書を起こすと二重請求になります。

無償訪問の伝票 — **無償明細が1行もない**
「挨拶」に丸、営業日報に「機械動作の件」とだけ。請求は発生しませんが、訪問の記録として社長確認は通ります。

分類してみると

種類	用紙	請求	注意点
自社整備・修理	赤	あり（掛売）	工賃の判断が必要。継続なら完了まで保留。
部品販売	赤	あり（掛売）	部品代のみ。原価は仕入納品書から。
代理店向け	緑	あり	様式が別。値引がマイナス表記で入る。
現金領収済	緑	済み	再請求は二重請求。領収番号との突合が必要。
無償訪問	赤	なし	明細が空。日報としてのみ残す。

最後の工程

紙の伝票を、奉行へ打ち直す

事務処理を終えた伝票は、最後に会計ソフト（奉行）へ手入力されます。下は先ほどの伝票 No.501656 を入力した画面です。

奉行の売上伝票入力画面。伝票No.501656の明細10行が入力されている — **奉行の売上伝票入力画面** — 伝票No.501656、得意先3010220（あさひ）、税抜金額37,940。紙では4行だった明細が、部品別紙の中身を展開して**10行**になっています。

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同じ情報を2回書く

紙に書いた内容を、そのまま画面へ打ち直しています。伝票番号・日付・得意先・明細・金額のすべてが二度手間です。

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商品コードを選ぶ

1行ごとに商品コード（00001＝部品、00002＝整備など）を選びます。これが科目分けにあたります。

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検索できない

奉行には検索欄がありません。「あの部品をいつ使ったか」を調べるには、紙の伝票を繰るしかありません。

紙4行が、システムでは10行になります。 紙の「部品別紙 5,740」という1行が、奉行ではアノード620、エレメント1,600、アノード380、プラグ2,240、ガスケット200、グロメット140、Oリング560 の7行に展開されています。合計は5,740で一致します。紙は要約、システムは明細という関係です。

まとめ

どこに時間がかかっているか

ここまでの流れを踏まえると、負担は次の4か所に集中しています。

工程3

社長確認が直列になっている

伝票は必ず社長の目を通ります。社長が不在の週は伝票が溜まり、その分だけ事務処理と請求が後ろにずれます。紙の束が手元にないと確認できない点も制約です。

工程4

金額の確認に電話が要る

工賃を書かずに上がってくる伝票が多く、事務が現場へ電話して確認します。価格表はあっても、取り付け場所や作業の難しさで金額が変わるため、表だけでは決まりません。

保留

継続案件の二重起票

完了まで数か月かかる案件では、現場が「まだ請求していない」ことを忘れ、同じ作業をもう一度起票してしまうことがあります。紙の束を見比べないと気づけません。

工程6

奉行への打ち直しと、検索できない過去

紙に書いた内容を人が打ち直しています。さらに奉行には検索欄がないため、「この部品をいつ使ったか」という問い合わせのたびに紙を探すことになります。

整理すると、合計・区分・部品明細の展開といった計算で決まる部分は機械に任せられます。一方、工賃の金額・継続かどうかの判断・関連伝票の紐付けは人が決める部分です。この境界を意識して、人が決めた結果を早くデータに残せるようにすることが、いちばん効果の大きい改善になります。